Senin, 26 Maret 2012

E-mail


1.     E-MAIL (Elektronik Mail)
Email (Electronic Mail ) merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. Yang kita lakukan bila kita berkomunikasi menggunakan e-mail adalah mengetikkan pesan yang akan kita kirim pada program komputer yang dikhususkan untuk keperluan ini misalnya Outlook Express, Yahoo Mail atau yang lainnya.
1.1  Cara kerja E-Mail
Pada dasarnya email sama dengan surat biasa ( snail mail ) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan ( seperti yang ditunjuk pada alamat email - kepada siapa kita menulis email ), maka email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bias mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya.
1.2  Anatomi Alamat E-Mail
Bilamana kita membaca alamat sebuah snail mail, kita bisa membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Sedangkan untuk alamat email terdiri dari dua bagian yaitu dipisahkan dengan tanda axon / @ misalnya alamat :
e-rafi@vedcmalang.or.id
Di sebelah kiri @ disebut user name ( e-rafi ), yang menunjuk pada identitas si pemilik alamat email. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server. Di sebelah kanan @ ( vedcmalang.or.id ) disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox.


1.3  Variasi Bentuk Komunikasi Dengan E-mail
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email.
a.      Point to Point
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
b.      Carbon Copy / CC
Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional ) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.

c.       Blind Carbon Copy / BCC
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bias langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express versi 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
d.      Distribution List
Distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu ( pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya ), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list. Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang
memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.
e.       Discussion List
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis.
Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja. Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription ( mendaftar ) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administrator yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
2.      ETIKA PENULISAN E-MAIL
Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan. Hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima oleh begitu banyak orang. Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e- mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesan-pesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, "saya kira begitu", atau "betul." Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya:
2.1  Jangan terlalu banyak mengutip.
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagianbagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim.
2.2  Perlakukan e -mail secara pribadi.
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
2.3  Jangan gunakan huruf kapital.
Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan email/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.
2.4  Jangan Membicarakan Orang Lain.
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekankejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E- mail memiliki fasilitas bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
2.5  Jangan gunakan CC.
Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
2.6  Jangan gunakan format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bias memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
2.7  Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan.
3.     WEB MAIL
Aplikasi Email berbasis web. Internet Explorer, Netscape, Opera antara lain : plasa, yahoo, graffiti,hotmail dan sebagainya
3.1  Membuat Alamat E-mail
a.       buka langsung yahoo mail dengan Url id.yahoo.com lantas cari tulisan Buat Account seperti gambar di bawah ini
b.      anda akan di bawa kehalaman Pendaftaran yahoo mail dan seperti gambar di bawah ini
c.       silahkan anda isi keterangan anda di kolom pendaftaran yahoo mail mulai dari :

Nama Saya : ketikkan nama anda disini nama depannya dan nama belakang(sam witular) Jenis Kelamin : Pilih jenis kelamin anda laki-laki atau Perempuan 
Tanggal Lahir : Tanggal lahir anda kapan(isi sesuai yang diminta)
Saya tinggal Di : scrool Tempat tinggal anda di mana (Indonesia)
ID Yahoo! dan Email : isilah dengan Id yahoo dan email yang anda inginkan,sesua kemauan anda sendiri. Gunakan 4 hingga 32 karakter dan mulai dengan huruf. Anda bisa menggunakan huruf, angka, garis bawah (_), dan satu titik (.). Untuk bagian belakangnya bisa dipilih sesuai selera apakah mau memakai @yahoo.co.id, @yahoo.com, @ymail.com
Kata Sandi                        : isilah kata sandi (kalau bisa jangan mudah diketahui seperti tanggal lahir, nama anak, nama istri)
Ketik ulang Kata Sandi : isikan ulang kata sandi anda
Pertanyaan Keamanan : fungsinya jikalau kita lupa password email kita sehingga kita bisa meminta kembali password kita yang hilang ato menggantinya
Jawaban Anda : isikan jawaban atas pertanyaan keamanan anda tadi
Ketik kode yang ditampilkan : ketik kode yang di tampilkan dan apabila anda kesulitan dengan kodenya bisa diganti dengan cara klik "Coba Kode Baru" dan terakhir klik Buat Account Saya.
d.      dan kalian akan di bawa kehalaman baru(apabila berhasil semua Step diatas). dan ada tulisan seperti Siap menggunakan ?Yahoo!??. Klik tombol Lanjutkan dibawahnya.
e.       dan selesai sudah Pendaftaran email anda di yahoo (mudah bukan).
3.2  MENGAKSES MAIL
Jika Anda telah membuat email di hosting Anda melalui cpanel maka untuk menggunakan email tersebut bisa melalui webmail, adapun salah satu cara membuka webmail adalah sebagai berikut:
-      Pertama Anda akses alamat webmail Anda di http://namadomain.tld/webmail/, misal jika nama domain Anda ada onlinebisnis.com maka untuk mengakses webmail adalah http://onlinebisnis.com/webmail/.
-      Saat mengakses webmail Anda akan diminta untuk memasukan username dan password, nah username Anda isi dengan alamat email yang telah Anda buat di cpanel, dan password Anda isi dengan password dari email tersebut.
-      Maka Anda akan masuk ke tampilan awal webmail yang meminta Anda memilih mail software yang akan Anda gunakan, sebagai contoh kita pilih squirrelmail karena penggunaannya lebih sederhana dan mudah.
-      Di halaman squirrelmail ini Anda bisa mengirim email dan membaca email yang Anda terima.
-      Untuk membaca email yang masuk, pilih "INBOX" yang ada di sidebar sebelah kiri, setelah diklik maka di halaman sebelah kanan akan muncul email-email yang masuk.
-      Jika Anda ingin mengirim email maka Anda klik "Compose" yang ada di bagian atas halaman.
-      Lalu untuk isian
To: Anda isi dengan alamat email tujuan
Subject: Anda isi dengan judul email
-      Selanjutnya Anda tuliskan email Anda dan untuk mengirimkannya Anda klik tombol "Send".
Menu pada web mail yahoo
3.3   MENGIRIM EMAIL
-          Untuk mengirim E-mail ikuti langkah-langkah sebagai berikut:
-          Masuk di halaman situs Internet misalkan http://mail.yahoo.com
-          Maka akan keluar menu seperti dibawah ini:
-          Ketik Yahoo ID dan juga Passwordnya.
-          Tetapi jika sudah login di email account anda, cukup tekan
            Berikutnya isilah form yang telah disiapkan :
            To : tujuan utama -> isi alamat email yang dituju (harus diisi secara lengkap)
            Cc : tembusan -> isi alamat email yang dituju (jika dibutuhkan)
BCc : tembusan khusus -> isi alamat email yang dituju (jika dibutuhkan)
            Subject: tema surat (gambaran utama isi surat)
Tulislah isi surat anda
Jika Anda ingin melampirkan file pada email anda, klik
 

Carilah file yang akan di lampirkan dengan mengklik






                                                                                                                            
Komputer akan mencari dan menscan file yang akan dilampirkan
Jika file sudah ditemukan dan komputer tidak mendeteksi virus, proses bisa dilanjutkan dengan menekan                        

3.4   MEMBACA EMAIL
            Setelah inbox email anda terbuka pilih dan klik email yang akan dibaca dengan memilih salah satu subject yang ada, misalnya membuka surat balasan salan dari ::Wismanu::
subjet : Re:Belajar Membuat dan Kirim Email
3.5   Mengirim Attachments ( file lampiran)
Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti dokumen atau spreadsheet, lakukan langkah berikut:
1.Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya.
2.            Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar.
3.            Klik File
4.            Cari file yang ingin anda sertakan.
5.            Dobel klik pada file yang akan disertakan







Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara singkat lain adalah dengan drag and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke body pesan.

4.   PERANGKAT LUNAK E-MAIL CLIENT
4.1 Pengenalan Outlook
Ms Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft, salah satu perusahaan software terbesar pimpinan Bill Gates. Aplikasi. Biasanya MS Outlook menjadi paket dalam MS Office, sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan MS Office. Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti pengelolaan kalender kerja, meeting, jadwal tugas dll. Sebelum menggunakan Outlook ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal menu-menu utama dari Outlook itu sendiri.Bagian-bagian dari Outlook sbb:
·         Folder List
Folder List menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox, Personal Folders, dan Public Folders.
·         Toolbar
Toolbar berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti "New Mail Message", "Print", dan"Print Preview".
Note: Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan/keinginan kita.
·         Status Bar
Status Bar menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa banyak pesanyang belum dibaca jika ada.
·         Outlook Bar
Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada Microsoft Outlook,
seperti Calendar, Contacts, and Tasks.


4.2  Membaca Email
Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru. Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook.
4.3 Membaca File Attachment
                        Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akan di beri tanda paperclip disebelahnya. Untuk membuka file attachment lakukan langkah berikut :
1.      Buka pesan/ mail message.
2.       Akan ada icon dengan nama file di body text.
3.      Dobel klik icon file. File attachment akan terbuka sesuai dengan program aplikasinya. Anda bisa menyimpannya atau menutup saja filenya.
Cara menyimpan file attachment.
1.      Sorot file attachment
2.      Klik menu File – kemudian Save attachment.
3.      Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.
4.4   Membuat/mengirim Email
Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:
1.      Pada folder Inbox, klik menu File
2.       Sorot New
3.      Klik menu Mail Message



                                                                                  


Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:
1.      To: tujuan standar pengalamatan pesan.
2.      Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.
3.      Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2(Bcc).
Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim, ikuti langkah berikut :
1.      Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc).
2.      Pada kolom "Show Names From The :" , pastikan address list yg benar telah dipilih, klik tanda panah down untuk memilih.

slide Romli AS